Dienstreizen op kosten van je vennootschap
Hoe zit dat met die (forfaitaire) vergoedingen?
Reisje naar Londen gepland om je klant eens in ’t echt te zien? Of een hotel geboekt vlak naast de beurshal in Brussel, zodat je toch wat extra slaap kan scoren? Klinkt logisch! Maar wie betaalt je logement en restaurantbonnetjes? En hoe zit dat met je vliegtickets? Gewoon op je managementvennootschap boeken?
Zo zwart-wit is het jammer genoeg niet. Want nét zoals bij Stratego (of Monopoly, kan ook), gelden er spelregels. En wie ze negeert, riskeert dat de fiscus komt meespelen en jij een beurt mag overslaan. Auwch.
In deze blog leggen we uit hoe je jouw werktripjes correct én slim regelt. Je ontdekt wanneer je trip nu wél of niet als dienstreis telt, hoe je die kosten terugbetaald krijgt, en hoe een forfaitaire vergoeding precies werkt. Zodat jij met een gerust hart je koffers kan pakken, én je boekhouding op orde blijft. Bon voyage! ✈️
TL;DR
✔ Een dienstreis is een verplaatsing in opdracht van je vennootschap (of beter gezegd: voor ’t werk). Geen plezierreisje dus.
✔ Onkosten terugbetalen kan op drie manieren: rechtstreeks via je vennootschap, via bewijsstukken, of met een forfait.
✔ Een forfaitaire vergoeding dekt alleen maaltijden en kleine uitgaven, geen hotel of vervoer.
✔ Je onkostenvergoeding is niet belast, zolang je reis beroepsmatig is én je de regels volgt.
Wat is een dienstreis eigenlijk?
Simpel gezegd: een verplaatsing voor je vennootschap naar een andere locatie dan je gewone werkplek. Werk je meestal in Gent, en trek je er een paar dagen op uit voor een beurs in ’t buitenland? Dan is dat een dienstreis. Op voorwaarde dat het voor ’t werk is natuurlijk. Ook klantenbezoeken, externe vergaderingen, opleidingen of seminaries vallen hieronder.
Gaat het om een binnenlandse dienstreis? Dan gelden er drie voorwaarden:
De verplaatsing duurt minstens 6 uur*
Het is géén woon-werkverkeer.
Je gaat er minder dan 40 dagen per jaar naartoe (anders is het een vaste werkplek).
👉 *Belangrijk: met ‘minstens 6 uur’ bedoelen we niet dat je 6 uur onderweg bent (daar is ons land nét te klein voor). Het gaat over de volledige duur van je trip: van vertrek tot terugkomst. Dus jep, ook je meeting, lunch of wachttijd telt mee.
Voor buitenlandse verplaatsingen ligt die grens trouwens op 10 uur. Al zit je daar in de praktijk meestal wél aan.
Hoe regel je de onkosten slim?
Of je nu een seminarie in België volgt, of het vliegtuig naar New York neemt voor een internationale beurs, onkosten zijn er sowieso. Maar hoe pak je dat fiscaal slim aan? Je hebt drie opties:
Je vennootschap betaalt alles rechtstreeks
Je boekt (én betaalt) je vlucht, hotel of restaurantkosten meteen op naam van je vennootschap. Handig, zo’n zakelijke kaart. Omdat je zelf niets hebt voorgeschoten, is er in dit geval geen onkostenvergoeding.
Je schiet de kosten voor en je vennootschap betaalt ze terug
Je betaalt alles privé en laat je daarna terugbetalen door je vennootschap. Da’s fiscaal perfect in orde, maar vraagt wel wat extra administratie. Hou dus flink al je bonnetjes en facturen bij.
Je kiest voor een forfaitaire onkostenvergoeding
Ook hier betaal je alles zelf, maar hoef je geen bonnetjes en facturen bij te houden. De vennootschap betaalt je gewoon een forfaitair bedrag per dag (of per maand) terug. Da’s handig, maar er zijn wel duidelijke grenzen:
Binnenlandse trip: maximum €21,22 per dag of €339,52 per maand als je vaker op pad bent.
Buitenlandse trip: het forfait hangt af van het land waar je naartoe reist. Via deze link vind je het officiële overzicht per bestemming (categorie 1).
⚠️ Let wel op:
Krijg je een forfaitaire vergoeding? Dan mag je die kosten niet ook nog eens door je vennootschap laten betalen.
Ontvang je maaltijdcheques? Dan moet het forfait verminderd worden met het werkgeversdeel van die cheques op de dagen van je werktrip.
En het regeerakkoord dan?
Goed dat je ’t vraagt, want er is wél iets op til. De fiscus en de RSZ houden er soms een andere mening op na als het gaat over onkostenvergoedingen. En da’s lastig, want naar wie moet je dan luisteren?
Daar wil de regering komaf mee maken. In het regeerakkoord staat dat er werk wordt gemaakt van een duidelijke, uniforme regeling. Eén wetgevend kader dus dat zowel fiscaal als sociaal klopt. Zo is er achteraf geen discussie meer.
Wanneer dat er komt? Da’s nog niet duidelijk. Tot dan speel je dus best op veilig en volg je de huidige spelregels. En als er nieuws is, hoor je dat als eerste van ons!
Wat zit er in die forfaitaire vergoeding?
Zo’n forfaitaire onkostenvergoeding klinkt handig. Zeker als je net als ons soms een bonnetje kwijt bent (oeps). Maar wat zit daar nu eigenlijk in? En wat niet? Zodat je niet per ongeluk twee keer dezelfde kost in je boekhouding stopt. 😬
Wat zit wél in het forfait?
✔️ Alle maaltijden: je lunch, diner én snacks voor onderweg
✔️ Kleine uitgaven ter plaatse: drankjes, je taxi of openbaar vervoer.
Wat zit niét in het forfait?
✘ De kosten van je verblijf of overnachting: je hotel, B&B, Airbnb, …
✘ De verplaatsingen van én naar je bestemming: je trein, taxi, vlucht, …
Ga je met je eigen wagen? Dan mag je daarbovenop nog een kilometervergoeding van €0,4482/km aanrekenen.
Een voorbeeld
Taylor gaat vier dagen naar Parijs voor ’t werk (bonjour! 🥐). Ze heeft een afspraak met een klant én volgt een congres in de stad. Bezige bij, die Taylor. Ze maakt volgende kosten:
Hotel: €370
Treinticket heen en terug: €85
Eten en taxi ter plaatse: €200
Haar boekhouder raadt haar aan om de uitgaven zelf voor te schieten en te kiezen voor een forfaitaire onkostenvergoeding. In Frankrijk geldt volgens de landenlijst een forfait van €100 per dag. Da’s 3 x €100 = €300 (de eerste en laatste dag tellen samen als één). Waarom dat slim is?
Ze geeft zelf maar €200 uit ter plaatse, maar krijgt €300 terug.
Ze hoeft geen bonnetjes bij te houden.
En haar maaltijdcheques? Voor de vier dagen moet ze de werkgeversbijdrage van €6,91 per dag in mindering brengen. In totaal houdt ze er nog altijd €272,36 aan over. Slimme zet, dus!
Word je daarop belast of niet?
Goed nieuws: een onkostenvergoeding, of het nu gaat over terugbetaalde kosten of een forfait, is in principe niet belastbaar. Tenminste, als je aan deze twee voorwaarden voldoet:
Je reis heeft een beroepsmatig karakter (of beter gezegd: ’t is effectief voor je werk)
De vergoeding blijft binnen de fiscale richtlijnen (zowel voor binnen- als buitenland)
Voldoe je daar niet aan? Dan ziet de fiscus het als een voordeel van alle aard. En dan betaal je er meteen personenbelasting en sociale bijdragen op. Bedankt, hé!
Het reisje van Taylor naar Parijs? Da’s dus helemaal volgens de regels. De bedragen klopten, ze kreeg niks dubbel terug én ze was er voor het werk, niet alleen voor du pain, du vin et du Boursin (enfin, misschien een beetje). Resultaat: haar onkostenvergoeding is volledig belastingvrij. 🍷 🥖
Aandachtspunten
Top, de kosten van je zakenreis mag je dus inbrengen. Maar of je dat onbeperkt kan doen? Dat niet. Er zijn drie dingen waar je best op let:
Het moet écht voor het werk zijn
Nope, je kan je jaarlijkse vakantie naar la douce France niet zomaar afschilderen als een dienstreis. Het moet dus écht beroepsmatig zijn. Hou daarom altijd uitnodigingen, agenda’s en mailverkeer goed bij. Zo kan je ’t meteen bewijzen als je ooit vragen van de fiscus krijgt.
Let op met maaltijdcheques
Krijg je een forfaitaire vergoeding? Dan zitten je maaltijden daar al in. Om ervoor te zorgen dat je niet én die vergoeding én maaltijdcheques ontvangt, moet je het forfait verlagen met het stuk dat je vennootschap daarvoor betaalt.
Geen dubbele vergoedingen
Betaalt je opdrachtgever je lokale onkosten? Of trakteert je klant op een fancy driegangendiner? Dan mag je daar geen extra onkostenvergoeding voor krijgen van je vennootschap. Ah ja, anders is ’t een dubbele traktatie.
Conclusie
Zalig, reizen voor het werk terwijl je vennootschap de kosten betaalt. Maar dan moet je wél de spelregels volgen. Of je nu kiest voor een terugbetaling van de kosten of met een forfait werkt, één ding staat vast: het moét beroepsmatig zijn. Plezierreisjes tellen dus niet mee. Wil je gedoe vermijden?
✅ Zorg altijd voor bewijs van je verplaatsing
✅ Vermijd dubbele terugbetalingen
✅ Gebruik het juiste forfaitbedrag
✅ Let op met maaltijdcheques of traktaties
Zo pak je met een gerust hart je koffers en haal alles uit je werktrip. Adiós! ☀️
Niet zeker of het écht om een dienstreis gaat?
Of twijfel je tussen bonnetjes bijhouden of een forfaitaire vergoeding? Check het dan voor je vertrekt met iemand van die van de boekhouding. Dan geniet je des te meer van je reis én hoef je achteraf niet wakker te liggen van de kosten. Stuur ons dus gerust een WhatsAppke hé!
Woordenschatlijst voor niet-boekhouders
Als ze bij die van de boekhouding enthousiast beginnen over forfaitaire onkostenvergoeding en voordeel van alle aard terwijl jij eigenlijk gewoon wil weten wat er voor jou verandert vanaf 2026, dan is deze woordenlijst voor jou. 😉
-
Voorwaarde die bepaalt of een uitgave fiscaal aftrekbaar is: de uitgave moet rechtstreeks verband houden met je economische activiteit (dus met je werk).
-
Een verplaatsing in opdracht van je vennootschap naar een andere locatie dan je gewone werkplek. Het moet minstens 6 uur duren en het mag geen woon-werkverkeer zijn.
-
Een vaste dagvergoeding voor kosten die je privé betaalt tijdens een werktrip. Geen bewijsstukken nodig, het bedrag ligt wettelijk vast.
-
Een terugbetaling voor het gebruik van je privéwagen voor beroepsdoeleinden. Het gangbare tarief in 2025 is €0,4482/km.
-
Voordelen in natura die een vennootschap kan geven voor maaltijden. Heb je op die dagen een forfaitaire vergoeding? Dan moet het bedrag van de werkgeversbijdrage worden afgetrokken van je forfait.
-
Bedrag dat je van je vennootschap terugkrijgt om gemaakte kosten te dekken. Dit kan forfaitair zijn of op basis van bewijsstukken.
-
Een uitgave die de fiscus als een persoonlijk voordeel ziet (en dus belastbaar maakt), wanneer die geen beroepsmatig karakter heeft of dubbel wordt vergoed.
-
De verplaatsing tussen je woonplaats en je vaste werkplek. Wordt niet beschouwd als een dienstreis.
