Een management-vennootschap oprichten

De meeste zelfstandigen die een managementvennootschap oprichten, kiezen voor een BV (besloten vennootschap). Da’s de populairste en vaak ook meest logische keuze: flexibel, overzichtelijk en je persoonlijke risico’s zijn beperkt.

Maar er zijn ook andere opties. Zo kan je in theorie ook voor een CommV kiezen, maar da’s een pak riskanter en niet altijd de slimste keuze. Andere vormen zoals NV, CV of VOF bestaan ook, maar zijn voor een managementvennootschap niet aan de orde. En een eenmanszaak dan? Toegegeven, dat lijkt eenvoudiger om te starten, maar het vergt wel maatwerk.

Overleg daarom altijd eerst met je boekhouder. Die kijkt samen met jou naar je plannen, inkomsten en toekomstvisie, en helpt je de juiste vennootschapsvorm kiezen. Want je keuze? Die bepaalt meteen hoe je vennootschap werkt, welke verplichtingen je hebt en hoeveel speelruimte je later nog hebt.

👉 Zelf al wat research doen? In deze blog leggen we alle vennootschapsvormen naast elkaar.

Een financieel plan is vaak het meest gevreesde onderdeel van je oprichting, maar wel de basis (én verplicht bij de notaris). Je toont hiermee aan dat je managementvennootschap de eerste twee jaar kan overleven. Wat daar zoal in staat? Je verwachte omzet, kosten en geplande investeringen. Uit die cijfers volgt hoeveel startkapitaal je moet inbrengen.

En dat neem je maar beter serieus. Is je plan te rooskleurig en gaat je vennootschap binnen drie jaar failliet? Dan kan een rechter beslissen dat jij persoonlijk aansprakelijk bent. Een duur grapje, als je ’t ons vraagt.

Neem daarom een boekhouder onder de arm en zorg dat je plan realistisch, volledig en juridisch waterdicht is.

👀 Wil je exact weten wat er allemaal in moet? Lees onze blog over het financieel plan.

Een zakelijke rekening is altijd verplicht zodra je een vennootschap hebt. Je mag je privérekening dus niet gebruiken voor de inkomsten en uitgaven van je vennootschap. Zo’n aparte rekening is nodig om je administratie correct te voeren, je boekhouding helder te houden én omdat de wet dat zo voorschrijft.

Moet je startkapitaal storten? Dan open je die rekening al vóór je naar de notaris gaat. Je stort het bedrag op een geblokkeerde rekening en krijgt een bankattest mee, dat de notaris nodig heeft voor de oprichting. Na de oprichting wordt het bedrag vrijgegeven en staat het gewoon ter beschikking van je vennootschap.

Voor bijna alle vennootschapsvormen (behalve een CommV of VOF) heb je een oprichtingsakte nodig die de notaris opmaakt. Zie het als de officiële geboorteakte van je managementvennootschap. Let’s pop some champagne, want vanaf hier bestaat je vennootschap écht! 🥂

Wat staat er zoal in die akte?

• De naam en maatschappelijke zetel van je vennootschap

• Het doel van de vennootschap (wat ga je doen?)

• De gekozen vennootschapsvorm en de regels die erbij horen

• De identiteit van de oprichter(s) en hun inbreng (startkapitaal)

• Een verwijzing naar je financieel plan

• De statuten (de interne spelregels: winstverdeling, boekjaar, beslissingen, …)

Oh en, je hoeft niet altijd fysiek langs te gaan bij de notaris. Vaak kan het ook via volmacht. Dat scheelt meteen tijd en papierwerk. Zo kan jij ondertussen je eerste factuur klaarzetten.

💡 Tip: ben je aangesloten bij een beroepsfederatie (bv. advocaat, arts, boekhouder)? Check vooraf of er specifieke bepalingen of goedkeuringen nodig zijn voor jouw oprichtingsakte.

Hoera, je oprichtingsakte is getekend en je ondernemingsnummer is actief. Maar voor je té hard in die champagne vliegt, komen er eerst nog wat extra to do’s kijken bij jouw kersverse vennootschap. En die breng je beter zonder hoofdpijn in orde. 🤭

PS: Word je klant bij die van de boekhouding? Dan regelen wij deze stappen voor jou!

• Administratie met je boekhouder: Denk aan digitale mandaten, een opdrachtbrief, de eerste inschrijvingen en de opmaak van je aandelenregister. Dat laatste is een officieel document waarin je aandeelhouders en hun inbreng worden bijgehouden.

• BTW: Ben je btw-plichtig? Dan moet je btw-nummer geactiveerd worden (je ondernemingsnummer met BE ervoor).

• UBO-register: Geef binnen 30 dagen na oprichting aan wie de uiteindelijke begunstigden zijn van je vennootschap.

• Ondernemingsloket: Zorgt voor je registratie in de KBO en doet in de toekomst ook eventuele wijzigingen of schrappingen. Hiervoor betaal je bij de start een vaste kost (momenteel zo’n €109).

• Sociaal verzekeringsfonds (vennootschap): Je vennootschap moet aangesloten worden bij een fonds, zodat je jaarlijks de verplichte vennootschapsbijdrage betaalt. Ben je de afgelopen 10 jaar maximaal 3 jaar zelfstandig geweest? Dan kan je recht hebben op een vrijstelling. Het sociaal verzekeringsfonds onderzoekt dit automatisch voor jou.

• Eigen aansluiting als bestuurder: Ook jij moet als zelfstandige aangesloten zijn bij een sociaal verzekeringsfonds om je persoonlijke sociale bijdragen te betalen.

• Loon: Wil je jezelf loon uitkeren? Regel dat via je boekhouder of sociaal secretariaat.

• Huurovereenkomst: Gebruik je een deel van je woning als kantoor? Dan moet er een huurovereenkomst opgemaakt en geregistreerd worden via MyMinfin.

• Ziekenfonds en verzekeringen: Verwittig je ziekenfonds dat je zelfstandige bent en sluit de nodige verzekeringen af.

• Subsidies: Check of je gemeente of stad steunmaatregelen voor starters aanbiedt.

Lange lijst? No worries. Met een goeie boekhouder (👋Hi, it’s us) aan je zijde heb je die vinkjes sneller gezet dan je fles champagne open is. 🍾