Kosten doorrekenen aan je klant: hoe pak je dat slim aan?
En reken je de btw dan door of niet?
Je kent het wel: je bent onderweg naar je klant, pikt nog snel ergens een broodje mee en eindigt je dag vol meetings op hotel. Allemaal kosten die je maakte voor je opdracht. En die betaal je liever niet uit eigen zak. Maar hoe zet je ze correct op je factuur, zonder dat er gedoe met je klant van komt?
Want kosten doorrekenen draait niet alleen om dat bedrag op je restaurantbonnetje of hotelfactuur. Het gaat ook om duidelijke afspraken, wie er bovenaan de factuur staat en het juiste btw-tarief. Dat bepaalt of je klant akkoord gaat en of jij geen centen laat liggen.
In deze blog ontdek je hoe je dat slim aanpakt met je managementvennootschap: wat je mag doorrekenen, wat niet, en hoe je dat btw-gedoe onder controle houdt. Zo kan jij met een gerust hart factureren, zonder dat je klant plots belt met: “Seg, wat doet dat hotel hier op mijn factuur?” 🤔
TL;DR
✔ Check op voorhand wat er in je contract staat en op wiens naam de factuur is opgemaakt.
✔ Reken alleen door wat voor jouw vennootschap de échte kost is (met of zonder btw).
✔ Hoort de kost bij je prestaties? Pas dan hetzelfde btw-tarief toe als op je diensten.
✔ Vermeld doorgerekende kosten apart en duidelijk op je factuur (bewijsje = top)
✔ Maak goeie afspraken met je klant, zo vermijd je misverstanden achteraf.
-
De puntjes op de i: extra tips voor je factuur
Kosten doorrekenen begint bij afspraken
First things first: kosten doorrekenen is niet abnormaal. Als jouw klant verwacht dat jij helemaal naar Amsterdam rijdt voor een meeting, dan is het logisch dat je onderweg kosten maakt.
Maar voor je zomaar elk broodje, hotel of kilometer vrolijk op je factuur zwiert, kan het geen kwaad om vooraf duidelijke afspraken te maken. Staat er iets over kosten in je samenwerkingsovereenkomst? Moet je ze vooraf afstemmen met je klant? Of zit er standaard al een vergoeding in?
Leg het zwart op wit vast, of bel je klant gewoon even op. Zo wordt het geen ‘he said, she said’-spelletje en vermijd je discussies. Want geen enkel broodje van €5 is het waard om je samenwerking op ’t spel te zetten, toch? 🥪
Op wiens naam staat die factuur eigenlijk?
Je klant en jij zijn eruit: je mag de gemaakte kosten doorrekenen. Maar hoe doe je dat precies? Dat hangt helemaal af van de naam die bovenaan de factuur staat:
Factuur op naam van je klant
Jij hebt de kost voorgeschoten, maar ’t is je klant die op de factuur staat. Dat betekent dat zij ‘m dus in hun boekhouding kunnen stoppen (én dat de uitgave voor hen is). Jij bezorgt de factuur, zij betalen je terug. Administratief simpel, maar je moet het wel eerst voorschieten.
Factuur op naam van je vennootschap
Jij betaalt de kost en mag de factuur (of het bonnetje) meteen in je eigen boekhouding stoppen. Omdat het om een opdracht voor je klant gaat, reken je dit bedrag door op je factuur. Dat kan samen met je prestaties of via een aparte factuur.
💡 Tip: mag je de kosten doorrekenen? Vermeld ze dan apart op je factuur, zodat het meteen duidelijk is voor je klant wat je precies doorrekent.
Hoeveel mag je doorrekenen, en wat met de btw?
Kost gemaakt voor je opdracht, bonnetje of factuur in de hand. De eerste stap is gezet. Maar hoeveel factureer je nu effectief door aan je klant? En is dat inclusief of exclusief btw? Het principe is simpel: je rekent altijd door wat voor jouw vennootschap de werkelijke kost was:
Je hebt een échte factuur waarop de btw voor jou aftrekbaar is
Dan is de werkelijke kost het bedrag zonder btw, want die krijg je later toch terug via je btw-aangifte. Je rekent dus het bedrag zonder btw door aan je klant.
Je hebt een bonnetje of factuur waarop de btw niet aftrekbaar is
Denk aan een restaurantticket zonder geldig btw-nummer, een factuur met buitenlandse btw of een relatiegeschenk boven €50 excl. btw. In al deze gevallen is werkelijke kost hier het bedrag mét btw. Je rekent dus de volledige kost inclusief btw door aan je klant.
Twijfel je over het juiste btw-tarief? Hier geldt het principe ‘bijzaak volgt hoofdzaak’. Of met andere woorden: de doorgerekende kosten volgen gewoon het btw-tarief van jouw dienst. Factureer jij je prestaties dus aan 21%, dan geldt dat ook voor de kosten.
Hoe ziet dat eruit in de praktijk?
Om het hélemaal duidelijk te maken (en omdat voorbeeldjes nu eenmaal werken voor ons brein), geven we je even een kijkje in de boekhouding van Taylor.
Voorbeeld 1: softwarekosten (btw is aftrekbaar)
Taylor is grafisch ontwerper en koopt een softwarelicentie aan voor een specifieke opdracht van een klant. De factuur bedraagt 150 euro + 31,50 euro btw (21%). De btw is aftrekbaar, dus de werkelijke kost is €150. Zo ziet haar factuur eruit:
Doorgerekende softwarekost: €150
Btw 21% = €31,50
Totaal = €181,50
Ze rekent dus het werkelijke bedrag zonder btw door, mét opnieuw 21% btw erbovenop.
Voorbeeld 2: restaurantkosten (btw niet aftrekbaar)
Taylor gaat lunchen met een klant van de opdrachtgever en krijgt een btw-bonnetje van 50 euro + 6 euro btw (12%). Omdat het om een bonnetje gaat, is de btw niet aftrekbaar. De werkelijke kost is dus 56 euro. Haar factuur vermeldt:
Doorgerekende restaurantkosten: €56
Btw 21% = €11,76
Totaal = €67,76
Ze mag dus het volledige bedrag doorrekenen aan haar klant, mét 21% btw erbovenop.
In beide gevallen reken je dus door wat voor jouw vennootschap de échte kost was. Los van het btw-tarief op de oorspronkelijke factuur gebruik je altijd het tarief dat geldt voor je eigen diensten.
En wat als de kost losstaat van je prestaties?
Soms maak je kosten die eigenlijk niks te maken hebben met je eigen prestaties voor je klant. Denk maar aan een hotel dat je rechtstreeks voor je klant boekt (maar waar jij zelf niet verblijft). In zo’n geval speel jij gewoon even tussenpersoon. Die kosten noemen we in boekhoudtaal een zuivere doorrekening.
Het principe ‘bijzaak volgt hoofdzaak’? Da’s hier niet van toepassing. De kost staat los van je diensten, dus pas je het btw-tarief toe dat hoort bij die specifieke kost, niet bij jouw prestaties.
Voorbeeld
Taylor betaalt een restaurantfactuur van 50 euro + 6 euro btw (12%) in naam van haar klant. Omdat ze die kost gewoon één op één doorrekent, rekent ze aan 12% btw in plaats van 21%. Haar factuur ziet er zo uit:
Doorgerekende restaurantkosten: €50
Btw 12 % = €6
Totaal = €56
💡 Tip: Heeft je klant geen recht op btw-aftrek (vb. door een bepaald statuut)? Vraag dan een factuur en geen bonnetje. Als jij die kost één op één doorrekent, mag jij de btw wél aftrekken, terwijl je klant ze niet hoeft te recupereren.
Wat met je verplaatsingskosten?
Soms ben je een paar uur onderweg voor je opdracht, maar heb je daar geen ticketje of factuur van. Wil je die verplaatsing toch doorrekenen? Werk dan met een kilometervergoeding.
Hoeveel dat precies is? Tja, échte regels zijn er niet. Maar je kan wel even spieken bij de overheid. Daar vind je namelijk richttarieven voor ambtenaren en personeel. Ideaal als houvast. Vanaf 1 juli 2025 bedraagt dit €0,4449 per kilometer.
Net zoals bij andere doorgerekende kosten, pas je hier gewoon het btw-tarief toe van je andere prestaties. Factureer je aan 21%? Dan geldt dat ook voor je kilometervergoeding.
Wat is fiscaal aftrekbaar (en wat niet)?
De meeste kosten die je doorrekent, zijn gewoon fiscaal aftrekbaar. Maar zoals bij alles in ons Belgenlandje bestaan er uitzonderingen. Zelfs al reken jij die kosten netjes door volgens de regels, dan nog kan het zijn dat jij of je klant ze niet volledig mag aftrekken. De twee klassiekers? Je restaurant- en autokosten. 🚗🍽️
Autokosten (1:1 doorgerekend)
Reken je autokosten (denk aan brandstof, onderhoud, parking, …) integraal door aan je klant? Vermeld ze dan duidelijk en afzonderlijk op je factuur. Dan mag je ze volledig aftrekken in je vennootschap. Je klant mag ze ook boeken, maar slechts gedeeltelijk aftrekken. En de btw? Die blijft voor jullie allebei beperkt aftrekbaar.
💡 Belangrijk: vermeld op je factuur ook de CO₂-uitstoot, het brandstoftype en de aankoopdatum van je wagen. Anders kan je klant de fiscale aftrekbaarheid niet juist bepalen.
Autokosten (niet 1:1 doorgerekend)
Werk je met een maandelijks forfait of reken je een kleine winstmarge? Dan betaalt je klant gewoon voor je totaalpakket, niet letterlijk voor je wagenkosten. Gevolg: de kosten zijn volledig aftrekbaar voor je klant, maar bij jou geldt wel nog de aftrekbeperking. De btw blijft voor jullie allebei beperkt aftrekbaar.
Restaurantkosten
Normaal gezien zijn restaurantkosten maar gedeeltelijk aftrekbaar. Maar als je ze duidelijk én afzonderlijk vermeldt op je factuur aan je klant, verandert de zaak. Jij mag ze dan volledig aftrekken, je klant gedeeltelijk. Kleine moeite voor extra fiscaal voordeel (langs jouw kant dan toch). De btw blijft opnieuw beperkt aftrekbaar voor allebei.
Samengevat:
| Type kost | Voor wie aftrekbaar | Voor wie gedeeltelijk | Btw-aftrek |
|---|---|---|---|
| Autokosten (1:1 doorgerekend) | Jij (vennootschap) | Je klant | Beperkt voor beiden |
| Autokosten (niet 1:1 doorgerekend) | Je klant | Jij (beperking blijft gelden) | Beperkt voor beiden |
| Restaurantkosten | Jij (volledig bij doorrekening) | Je klant | Beperkt voor beiden |
De puntjes op de i: extra tips voor je factuur
Voilà, je weet nu hoe je die kosten op je factuur zet, wat je eraan overhoudt en wat de addertjes onder het gras zijn. Maar voor je zomaar alles op je factuur zwiert, delen we graag nog een paar kleine puntjes die het verschil maken tussen “merci voor je factuur” en “daar betaal ik niet voor”.
Wees glashelder. Zet er duidelijk bij wat je doorrekent. Vermeld dus niet ‘diverse kosten’, maar liever ‘verplaatsing Gent – Brussel’ of ‘overnachting t.v.v. klant X’. Hoe specifieker, hoe minder ruimte voor discussie.
Voeg bewijsstukken toe. Een factuur of bonnetje meesturen is niet verplicht, maar wel slim. Het maakt alles transparanter en voorkomt dat je klant niet akkoord gaat.
Check je contract. Noteer duidelijk welke kosten je mag doorrekenen. Zo hoef je later geen Sherlock Holmes te spelen als iemand het zich anders herinnert.
En zoals we in ’t begin van deze blog al meegaven: goeie afspraken maken goeie vrienden (én goeie facturen). Vraag het liever nog eens extra na voor je kosten doorrekent. Dat bespaart je onnodig gedoe.
Conclusie
Kosten gemaakt voor je opdracht? Tja, die wil je natuurlijk liefst doorrekenen aan je klant. Maar zet je die zomaar zonder verpinken op je factuur, dan is de kans groot dat je klant plots belt met de vraag: “Seg, wat is dat hier allemaal?”. 📞
Gelukkig kan je dat met een paar vuistregels makkelijk vermijden. Zolang je weet wat je mag doorrekenen, hoeveel en met welk btw-tarief, hou je het overzicht. En euh, maak op voorhand goeie afspraken Zo voorkom je discussies, blijft alles fiscaal juist én laat je geen euro liggen die eigenlijk van jou is. Oef! 😅
Twijfel je hoe je die kosten op je factuur zet? Onze lijnen zijn geopend (of beter: stuur ons gewoon een WhatsAppke). Dan weet je ’t meteen.
Woordenschatlijst voor niet-boekhouders
Als ze bij die van de boekhouding enthousiast beginnen over bijzaak volgt hoofdzaak terwijl jij eigenlijk gewoon wil weten hoe je jouw kosten moet doorrekenen, dan is deze woordenschatlijst iets voor jou. 😉
-
Een kost die je mag inbrengen in je boekhouding om je belastbare winst te verlagen. Hoe meer aftrekbare kosten, hoe minder belastingen. Let wel: sommige kosten (zoals restaurant- of autokosten) zijn maar gedeeltelijk aftrekbaar.
-
De belasting die je aanrekent op je verkoop (uitgaande btw) en betaalt op je aankopen (ingekochte btw). Wat je betaalt, mag je aftrekken van wat je ontvangt, tenzij de btw op een kost niet aftrekbaar is (zoals bij restaurantkosten).
-
Als je kosten doorrekent die rechtstreeks bij je diensten horen, dan volgen ze het btw-tarief van die dienst. Factureer jij aan 21%, dan geldt dat ook voor die kosten.
-
Een kassabon of btw-bon die je krijgt bij een aankoop. Opgelet: vaak geeft een bonnetje geen recht op btw-aftrek, tenzij het voldoet aan de voorwaarden van een echte factuur (zoals een geldig btw-nummer).
-
Het opnieuw aanrekenen van een kost die jij betaalde in functie van je klant. Jij schiet ze eerst voor, maar krijgt ze later netjes terug. Dat kan één op één of als onderdeel van je dienstverlening.
-
Een vast bedrag dat je aanrekent in plaats van de exacte kosten. Handig voor voorspelbaarheid, maar minder precies.
-
Een bedrag per gereden kilometer dat je mag aanrekenen of terugbetalen voor beroepsverplaatsingen. De overheid bepaalt een richttarief (€0,4449 per km vanaf 1 juli 2025).
-
Een kost die je letterlijk in naam van je klant maakt (zoals een hotel dat je voor hen boekt, zonder er zelf te verblijven). Jij bent gewoon de tussenpersoon.
