Proficiat! 🎉 Je hebt de sprong gewaagd. Je vennootschap staat op poten, de notaris en je boekhouder hebben hun ding gedaan, de papieren zijn ondertekend en jij mag jezelf officieel ondernemer noemen. Dat vraagt om een feestje. 🍾 Maar voor de champagne (of cava, we zijn tenslotte nog maar net begonnen) goed en wel verteerd is, ligt de eerste factuur van de notaris al in je bus. En je bedrijfsrekening? Die ziet er nog verdacht leeg uit. Welkom in de realiteit van ondernemen.

Maar géén paniek. Het eerste jaar als zelfstandige kan weleens chaotisch aanvoelen, maar met de juiste begeleiding is het vooral keiplezant. En je hoeft het niet allemaal zelf uit te vinden 😉. Laat ons samen eens door dat eerste jaar wandelen. 🚶

TL;DR

✔ In je eerste weken regel je de basics.

✔ In je eerste maand stuur je je eerste factuur uit, betaal je jezelf loon, zet je onkostenvergoedingen klaar en kan je huur aanrekenen voor je thuisbureau.

✔ Na je eerste kwartaal komen de serieuze deadlines: bedrijfsvoorheffing, btw en sociale bijdragen.

✔ Na je eerste boekjaar volg je de jaarrekening, de neerlegging bij de Nationale Bank en eventueel roerende voorheffing en vennootschapsbelasting.

✔ Elk jaar keren dezelfde verplichtingen terug, maar met een goede boekhouder aan je zijde kan jij vooral focussen op je business.

Conclusie
Woordenschatlijst

De allereerste weken

Je denkt: “Yes, vanaf nu ben ik mijn eigen baas.” Dat klopt ook helemaal. Maar tegelijk begint je brievenbus plots te ontploffen met officiële brieven, commerciële aanbiedingen en uitnodigingen voor mysterieuze clubs of verenigingen. Spoiler alert: die clubs zijn geen verplichting. Tenzij je notaris, boekhouder, dokter of makelaar bent, dan is er wel zoiets als een beroepsinstituut.

Wat je wél kan doen (naast al die commerciële brieven schonekes in de papiermand te smijten)? Een paar basics regelen.

Zet wat geld (werkingskapitaal) op je zakelijke rekening, zodat je die laptop, software of gsm zonder stress kan aanschaffen. Je leent dat geld dan tijdelijk (een aantal maanden) aan jouw vennootschap. Zodra je vennootschap weer voldoende middelen heeft, betaalt ze jou terug (met intresten).
Claim een zakelijke mailbox en domeinnaam. Er is niets zo vervelend als zakenmails in je privémailbox of een “.eu”-domein moeten nemen omdat iemand je voor was. 🤫
Denk na over mobiliteit. Hoe ga je je verplaatsen? Met de auto? Fiets? Jetpack? (We gaan dan wel even denken hoe we dat laatste fiscaal gaan moeten inbrengen 🤔)

De eerste maand

Het grote moment is daar 🥳: je stuurt je allereerste factuur uit. Je voelt je half CEO (Dat ben je dan ook wel), half rockstar. Maar check wel even of alles klopt: vennootschapsgegevens, btw-nummer, betaaltermijn. Heb je alle nodige kosten doorgerekend?

En weet: vanaf 2026 moet elke factuur tussen BTW-plichtigen via Peppol. Gelukkig sluiten wij je bij die van de boekhouding automatisch (en gratis) aan, zodat jij er niet van wakker ligt.

Tegelijk start ook de administratieve molen. Elk factuurtje, elk bonnetje, élk betalingsbewijs hoort in je boekhouding. Hoe netter je werkt, hoe minder vragen je krijgt van je boekhouder. En geloof ons: zelfs al zijn we van nature een vrolijk volkje, een rommelige boekhouding is toch wel een instant moodkiller..

Gelukkig geeft onze app je automatisch een taakje zodra je iets betaalt met je die van de boekhouding-rekening. Resultaat? Een boekhouding die er vanzelf veel netter uitziet. 🎉

In die eerste maand zal je ook nog (en hier komt het “Hoera ik ben zelfstandig”-gedeelte):

Jouw eerste loon uitbetalen: Hopelijk heb je bij de opstart jouw loon goed besproken met jouw boekhouder (Benieuwd hoe wij dat aanpakken?) dan staat jouw loon op het einde van die eerste maand ook klaar om te schitteren op jouw privérekening. Werk je via een sociaal secretariaat? Dan krijg je een loonbrief én een factuur voor de inhoudingen. Staat je boekhouder daar zelf voor in? Dan zie je gewoon je loonbrief en wordt de bedrijfsvoorheffing per kwartaal doorgestort.
Onkostenvergoedingen betalen: Heb je recht op bepaalde onkostenvergoedingen? Denk aan kilometers met je privéwagen, dienstreizen of woon-werkverplaatsingen met de fiets. Hoe sneller je dat in kaart brengt, hoe sneller je het ook uitbetaald krijgt.
Huur betalen: Heb je een bureau, ontvangstruimte of meetinghoek in je woning die je vennootschap gebruikt? Dan kan je daar huur voor aanrekenen. Eigenlijk een soort Airbnb-deal, maar met de makkelijkste huurder ooit ( jijzelf dus). De badge “Superhost” mag je er gratis bij verzinnen.

Het eerste kwartaal

En voor je ’t weet: eerste kwartaal, check. Time flies when you’re entrepreneuring (ofzoiets 😬). Nu komen de eerste échte deadlines kijken

⚠️Disclaimer: we rekenen volgens kalenderkwartalen (31/03, 30/06, 30/09, 31/12), jouw eerste kwartaal is dus niet automatisch “drie maanden na oprichting”. Start je dus op 28 augustus, dan eindigt het eerste kwartaal al op 30 september.

Oké, wat staat er op de planning?

Bedrijfsvoorheffing: tegen de 15e van de maand na het kwartaal (bv. 15 april voor Q1). Geen stress: dit is al ingehouden op je brutoloon. Werk je via een sociaal secretariaat, dan loopt dit vaak maandelijks via hun factuur; doet je boekhouder de payroll, dan sturen wij je tijdig de juiste betaalinstructies.
BTW: tegen de 25e van de maand na het kwartaal (bv. 25 april voor Q1). Veel opstartkosten gemaakt? Dan heb je mogelijk btw-tegoed. Dat kan je terugvragen, maar vaak is het slimmer om het te parkeren voor volgende kwartalen.
Sociale bijdragen: tegen de 25e van de laatste maand van het kwartaal (bv. 25 maart voor Q1). Je sociaal verzekeringsfonds stuurt je elk kwartaal een afrekening. Afhankelijk van je loonpakket betaal je privé of via de vennootschap

Vanaf hier valt alles in een herkenbaar ritme van terugkerende betalingen:

Elke maand:

Je loon
Je onkostenvergoedingen
Je huur indien van toepassing

Elk kwartaal:

Bedrijfsvoorheffing: uiterlijk 15/01, 15/04, 15/07, 15/10 (tenzij je dus werkt met een sociaal secretariaat, dan betaal je dit maandelijks via een factuur)
BTW: uiterlijk 25/01, 25/04, 25/07, 25/10
Sociale bijdragen: uiterlijk 25/03, 25/06, 25/09 en 25/12

Klinkt als veel data? Klopt. Maar met onze reminders mét betaalinstructies is jouw taak vaak niet meer dan: overschrijven en klaar. Jij blijft focussen op je business; wij houden de kalender in de gaten.

Na je eerste boekjaar

Plots is het zover: level 1 completed. 🎮 Je eerste ondernemersjaar zit erop. Tijd om de balans op te maken, letterlijk en figuurlijk.

Hoe gaat dat?

Je boekhouder maakt de eindejaarsafsluiting. Als je alles netjes hebt bijgehouden, gaat dat vlot. Daarna krijg je een ontwerp van de jaarrekening. Klopt alles? Dan geef je groen licht. Nog vragen? Gewoon even checken bij je boekhouder.
Je krijgt een ontwerp van de cijfers van je afgesloten boekjaar. Alles duidelijk? Dan kan je jouw jaarrekening goedkeuren. Staan er toch onduidelijkheden in of ontbreken er zaken denk je, geef dan zeker een seintje aan je boekhouder.
Daarna komt de officiële ondertekening. De jaarrekening en wettelijke verslaggeving worden opgemaakt en ondertekend. In theorie komt de vergadering samen binnen de 6 maand na afsluitdatum. Daar beslis je o.a. wat er met de winst gebeurt: sparen, dividend uitkeren of jezelf een bonus gunnen. Ook zaken zoals de rekening-courant en intresten passeren de revue.
Vervolgens wordt de jaarrekening neergelegd bij de Nationale Bank. Ja, je cijfers worden publiek. Maar no worries: niemand ziet hoeveel jij jezelf uitkeert of hoeveel jouw fancy koffiemachine precies gekost heeft. Alleen de grote lijnen staan zichtbaar.. De effectieve neerlegging moet tijdig gebeuren. Ben je te laat hiermee, kan je bestuurdersaansprakelijkheid riskeren, alsook een boete van de Nationale bank.
Heb je een dividend of intresten uitgekeerd? Dan volgt er nog roerende voorheffing, te betalen binnen 15 dagen nadat je boekhouder de aangifte indient. Instructies volgen via je boekhouder.
Tot slot: de vennootschapsbelasting. Dat aanslagbiljet komt later in je bus of e-box, nadat alle formaliteiten rond zijn.

“Tiens, moest ik hier eigenlijk geen voorafbetalingen voor doen?” De eerste drie jaar moet je geen voorafbetalingen doen als kleine vennootschap. Je mag wel, maar het is niet verplicht.

En wat met je aangifte personenbelasting? Technisch gezien is dit een privéverplichting en heeft je vennootschap er niks mee te maken., maar de manier van invullen wijzigt wel nu je zelfstandig bent. Gelukkig hoef je niet zelf te gaan puzzelen met al die cijfertjes:

Je boekhouder zorgt voor de fiscale fiches. Een groot deel staat dus automatisch ingevuld. Easy Peasy
Vergeet je sociale bijdragen en eventueel je VAPZ niet.
Verhuur je je bureau of wagen? Dat verschijnt niet standaard in Tax-on-web, maar je boekhouder geeft je de juiste info.

👉 Hierover stressen is niet nodig. Ja, het blijft een privé-aangifte, maar jouw boekhouder helpt je sowieso om de juiste vakjes in te vullen

Jaarlijkse terugkerende verplichtingen

Ziezo, je eerste jaar zit erop (allez ja, in deze blog toch 😉). En misschien denk je nu: amai, dat zijn veel deadlines en papieren. Klopt. Maar met een goede boekhouder aan je zijde valt dat allemaal wel mee.

Terwijl jij bezig bent met kick-ass werk te verrichten 💥, facturen uitsturen en misschien zelfs je eerste welverdiende vakantie boeken, zorgen wij achter de schermen dat alles vlot verloopt. We gaan:

fiches opstellen voor je loon, erelonen en auteursrechten (all that paperwork, baby 📃)
de jaarlijkse klantenlisting indienen (lees: een lijstje maken voor de fiscus van wie jou betaalde)
btw-aangiftes en IC-opgaves indienen (die IC’s zijn enkel als je ook aan andere EU-landen factureert, internationaal bezig, nice ✈️.)
Indiening van de aangifte bedrijfsvoorheffing
het UBO-register bevestigen (een register met wie de touwtjes in handen heeft in je vennootschap)
je jaarrekening en alle wettelijke bijlagen en verslagen opmaken
roerende voorheffing indienen als je dividenden of intresten uitkeerde
en tot slot: de aangifte vennootschapsbelasting, het jaarlijkse hoogtepunt van de

Conclusie

Je eerste jaar als zelfstandige voelt een beetje als een avontuurlijke roadtrip 🚗💨: elke maand een nieuwe stop, soms eens een omweg langs een saaie route (👋 hallo btw-aangifte), maar vooral heel wat mijlpalen om trots op te zijn. Denk aan: je eerste factuur uitsturen, voor de allereerste keer loon storten op je privé rekening en héél wat deadlines.

Met een goede boekhouder naast je verandert die roadtrip van een chaotisch doolhof in een duidelijke routekaart. Jij houdt je bezig met je business laten groeien, wij zorgen dat de cijfers netjes in de plooi vallen en dat je geen onaangename verrassingen tegenkomt.

Want ondernemen doe je niet alleen. Dus binnenkort klinken we* (deze keer met champagne én zonder factuur van de notaris ernaast) op je eerste ondernemersjaar. 🍾

*We beloven hiermee dus niet dat er een fles champagne op jou staat te wachten na jouw eerste jaar als zelfstandige . Ja maar ja, je weet maar nooit 😌.

👉 Wil je samen de route voor jouw eerste jaar eens bespreken? Stuur ons gewoon een WhatsAppke.

Stuur ons via WhatsApp

Woordenschatlijst voor niet-boekhouders

Als ze bij die van de boekhouding enthousiast beginnen over roerende voorheffing en fiscale fiches terwijl jij eigenlijk gewoon wil weten hoe je jouw loon moet samenstellen, dan is deze woordenschatlijst iets voor jou. 😉

Een belasting op geld dat je “uit je vennootschap rolt”, zoals dividenden of intresten. De fiscus noemt dat “roerend inkomen”.
De belasting die je vennootschap betaalt op haar winst. Dus naast je eigen personenbelasting mag je vennootschap ook nog wat belastingen betalen.
Een soort pre-paid kaart voor je belastingen. Je kan ze doen zodat je achteraf niet opeens een grote som moet betalen. Starters krijgen vaak de luxe om de eerste drie jaar gewoon af te wachten.
Officiële documenten waarop je inkomen en vergoedingen staan. Ze zorgen ervoor dat je belastingaangifte al grotendeels ingevuld verschijnt in Tax-on-web.
Wanneer je vennootschap je iets privé geeft (auto, gsm, huur, whatever) dat je normaal zelf zou moeten betalen. De fiscus ziet dat als een extra voordeel en belast je erop. Vrij vertaald: niets is gratis 🥲
Een lijstje waarin staat wie de echte bazen zijn achter een vennootschap (UBO = Ultimate Beneficial Owner).
Het boekhoudkundig “schoolrapport” van je vennootschap. Alles netjes samenvatten en afsluiten zodat je jaarrekening kan worden gemaakt. Helaas zonder cadeautjes voor goede cijfers. (Allez behalve wanneer je jezelf winst uitkeert natuurlijk)
Het officiële financiële verslag van je vennootschap. Wordt neergelegd bij de Nationale Bank en is publiek zichtbaar. Gelukkig ziet niemand hoeveel sushi je zakelijk hebt binnengespeeld, enkel de grote lijnen.
Het voorschot dat de fiscus meteen inhoudt op je loon. Jij krijgt dus netjes je loon, maar de fiscus steekt al zijn hand uit om z’n deel op voorhand te innen. Op die manier hoef je privé toch ook wat minder zelf te dragen.
Een jaarlijkse lijst voor de fiscus met alle klanten die btw-plichtig zijn en meer dan €250 bij jou hebben gespendeerd. Zie het als een “beste klantenlijst”, maar dan vooral bedoeld voor de btw-controleur.
Intercommunautaire opgave = een lijst van alle klanten in andere EU-landen waaraan je gefactureerd hebt zonder btw. Klinkt fancy, maar is gewoon een lijstje “facturen naar het buitenland.”
Het driemaandelijks rapport dat zegt hoeveel btw jij ontvangen hebt van je klanten en hoeveel jij betaald hebt aan leveranciers. Het verschil maak je over aan de fiscus (of je krijgt eens iets terug, hoera 🎉).
Een stukje van de winst dat je uitkeert aan jezelf of andere aandeelhouders.
De vergoeding die je vennootschap je moet betalen als ze bij jou in het krijt staat. Of omgekeerd.
De verplichte bijdragen die je als zelfstandige betaalt om sociale rechten op te bouwen (pensioen, kinderbijslag, ziekteverzekering).
Een vergoeding die je vennootschap je geeft voor kosten die je maakt in opdracht van het bedrijf. Zoals kilometers met je privéwagen, of je fietsvergoeding. Geen luxe, gewoon slim gebruik maken van je rechten.
Een digitaal netwerk om facturen te versturen tussen bedrijven en de overheid of andere bedrijven. Vanaf 2026 verplicht (voor B2B, B2G was al verplicht).
Het bedrag dat je bij oprichting in je vennootschap steekt om je business in gang te krijgen.