Privacybeleid

Wie zijn we?

Wij zijn The Accounting Folks BV, een vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Kouter 1, 9000 Gent ("die van de boekhouding", "wij") en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder ondernemingsnummer 1017.866.332.

Wij van die van de boekhouding bieden diensten en advies aan over verzekeringen, bankzaken, de oprichting en boekhouding van managementvennootschappen. Om jouw boekhouding te vergemakkelijken hebben we een app (het “Platform”).

Wij hechten waarde aan uw recht op privacy en stellen alles in het werk om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG") en de nationale uitvoeringswetgeving. In dit Privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gegevens verwerken, op welke rechtsgrondslag wij deze verwerking baseren, aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen, hoe lang wij uw gegevens bewaren, hoe wij uw gegevens beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens Alle begrippen die niet uitdrukkelijk in dit Privacybeleid zijn gedefinieerd, hebben dezelfde betekenis als in de AVG

Van wie verzamelen we persoonsgegevens?

In het kader van onze activiteiten kunnen wij Persoonsgegevens verzamelen van klanten, lasthebbers van klanten, uiteindelijke begunstigden, gebruikers van ons Platform, prospecten, bezoekers van onze Website, personen die hun visitekaartje of anderszins hun contactgegevens aan ons verstrekken, en personen die per e-mail, via het contactformulier op de Website of anderszins contact met ons opnemen.

Welke persoonsgegevens verwerken we en waarom?

Door gebruik te maken van ons Platform en/of onze Website verzamelen en verwerken wij uw gegevens. Sommige aspecten van deze gegevens kunnen worden gekwalificeerd als persoonsgegevens. Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, voor de volgende verwerkingsdoeleinden, op basis van de volgende rechtsgronden:

  
      Waarom?
      Welke data?
      Welke rechtsgrond?
    
      Om de boekhoudkundige diensten en advies te leveren
      Naam, adres, e-mailadres, rekeningnummer
      Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1 b AVG)
    
      Om onze eigen facturatie uit te voeren
      Identificatiegegevens en factuurgegevens
      Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6.1 c AVG)
    
      Om vragen via e-mail, telefoon of contactformulier te beantwoorden
      Gegevens die nodig zijn om de vragen te beantwoorden
      
        Gerechtvaardigd belang (art. 6.1 f AVG), meer specifiek om de verzoeker
        de nodige informatie te geven
      
      Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
      
        Gegevens vereist door de wet, waaronder ook noodzakelijke gegevens voor
        verplichtingen onder de antiwitwaswetgeving
      
      Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6.1 c AVG)
    
        Om fraude en andere illegale of ongeoorloofde activiteiten te voorkomen,
        op te sporen en te bestrijden
      
      Gegevens vereist voor het opsporen van fraude en illegale activiteiten
      
        Gerechtvaardigd belang (art. 6.1 f AVG), meer specifiek om fraude en
        illegale activiteiten tegen te gaan
      
      Om nieuwsbrieven te versturen
      E-mailadres
      Toestemming van de betrokkene (art. 6.1 a AVG)
    
        Gebruikers van het platform en de website te informeren over nieuwe
        functionaliteiten
      
      Naam, e-mailadres
      Toestemming van de betrokkene (art. 6.1 a AVG)
    
        Om statistieken van gebruikers te analyseren en het platform/de website
        te verbeteren
      
        Gegevens over het gedrag van gebruikers, IP-adres, browsertype,
        internetprovider, verwijzings-/afsluitingspagina’s, platformtype,
        datum/tijdstempel
      
        Toestemming van de betrokkene (art. 6.1 a AVG) en art. 5(3) ePrivacy
        Richtlijn

Met wie delen we persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens bekendmaken aan derden. Deze derden hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens om namens ons taken uit te voeren en zijn verplicht deze niet voor andere doeleinden openbaar te maken of te gebruiken. Wij kunnen uw persoonsgegevens bekendmaken aan de volgende partijen:

Derden die diensten aan ons verlenen of die namens ons diensten verlenen, zoals IT-dienstverleners, sociaal secretariaat, leveranciers van betaaldiensten, consultants.

Overheidsinstanties zoals belastingadministratie, de Nationale Bank van België (NBB), politie en justitie indien Die van de boekhouding hiertoe wettelijk verplicht is of naar aanleiding van een geldig verzoek of om te helpen bij het voorkomen of opsporen van misdrijven en/of om de veiligheid van een persoon te beschermen;

In het kader van een fusie, overname of verkoop van activa, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld. Wij zullen u hiervan in kennis stellen voordat uw persoonsgegevens worden gedeeld en u zult onderworpen zijn aan een ander Privacybeleid.

Werknemers, vertegenwoordigers, aandeelhouders, (onder)aannemers, gelieerde ondernemingen, externe adviseurs van Die van de boekhouding of advocaten, notarissen, bewindvoerders en bedrijfsrevisoren.

Bij de doorgifte van persoonsgegevens aan derden zorgen wij er altijd voor dat wij passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen treffen. Waar nodig zullen wij bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst sluiten, waarin beperkingen op het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen ten aanzien van de beveiliging van uw persoonsgegevens zijn opgenomen.

Voor zover uw gegevens in het kader van dit artikel worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie die geen passend beschermingsniveau voor uw gegevens bieden, zal Die van de boekhouding ervoor zorgen dat de bedrijven waarnaar uw gegevens worden doorgegeven, wel een passend beschermingsniveau bieden. In het bijzonder hebben wij met hen Standaardcontractbepalingen (SCC) afgesloten. Die van de boekhouding garandeert altijd per geval na te gaan of er sprake is van een passend beschermingsniveau voor overdrachten naar derde landen.

Hoelang houden we persoonsgegevens bij

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verzameld en verwerkt (zoals in artikel 3 beschreven), tenzij een langere bewaartermijn (i) noodzakelijk is om onze aansprakelijkheid te dekken of (ii) wettelijk vereist of toegestaan is.

Om onze diensten te kunnen leveren in het kader van de Opdrachtbrief, bewaren we de persoonsgegevens tijdens de duur van de overeenkomst en voor 5] jaar na het beëindigen van de overeenkomst.

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bewaren we de persoonsgegevens gedurende de termijn die wettelijk bepaald is. Zo moeten alle persoonsgegevens uit boekhoudkundige stukken wettelijk voor 10 jaar te rekenen vanaf de eerste dag van het jaar dat op de afsluiting van het boekjaar volgt, bewaard worden. In het kader van de Antiwitwaswetgeving zijn we vereist de documenten gedurende 10 jaar vanaf het einde van onze zakelijke relatie te bewaren.

Om uw vragen via e-mail, telefoon of ons contactformulier via de website te kunnen beantwoorden, bewaren we uw persoonsgegevens gedurende 5 jaren nadat we de informatie verstrekt hebben.

Om nieuwsbrieven te versturen, u te informeren over nieuwe functionaliteiten en statistieken van gebruikers te analyseren, zullen uw persoonsgegevens bewaard blijven gedurende de termijn dat wij uw toestemming hebben. Deze kan u steeds intrekken.

Met betrekking tot de technische en analytische gegevens van bezoekers van onze website en gebruikers van ons Platform verwijzen wij naar onze Cookie Policy.

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de specifieke risico's die wij hebben vastgesteld.

Zo beschermen wij uw persoonsgegevens zo goed mogelijk tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde bekendmaking van, of toegang tot, persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.

Welke rechten hebt u als betrokkene?

Uw toestemming op elk moment intrekken: U hebt het recht uw toestemming in te trekken wanneer u eerder toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de verwerking wordt uitgevoerd op de rechtsgrondslag van een gerechtvaardigd belang. U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.

Recht op toegang: U hebt het recht om van ons bevestiging te krijgen of wij uw persoonsgegevens al dan niet verwerken, om toegang te krijgen tot die persoonsgegevens en hoe en waarom ze worden verwerkt, alsook om een kopie van die gegevens te ontvangen.

Recht op rectificatie: U hebt het recht om een correctie van uw persoonsgegevens te verkrijgen of om ons te verzoeken uw persoonsgegevens aan te vullen als u merkt dat wij onjuiste of onvolledige gegevens over u verwerken.

Recht op wissing: U hebt het recht om in bepaalde specifieke gevallen gegevens te laten wissen. Recht op beperking: U hebt het recht om in bepaalde specifieke gevallen de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U hebt het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te verkrijgen in een gestructureerde, algemeen gebruikte en machineleesbare vorm, en om die persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

U kunt bovengenoemde rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@dievandeboekhouding.be of in het geval van het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing ook via de opt-out link die in onze marketing e-mails is opgenomen. De uitoefening van deze rechten is in principe kosteloos. Alleen in geval van onredelijke of herhaalde verzoeken kunnen wij een redelijke administratieve vergoeding vragen. Wij proberen uw verzoeken of vragen altijd zo snel mogelijk te beantwoorden. Voor meer informatie en advies over bovenstaande rechten kunt u terecht op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Naast de bovenstaande rechten hebt u ook het recht om op elk moment een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

U kunt contact opnemen met de autoriteit via contact@apd-gba.be of per post op het volgende adres:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Verwijzingen naar andere websites

Ons Platform en Website kunnen links bevatten naar andere sites die niet door ons worden beheerd. Als u op een link van een derde klikt, wordt u doorgestuurd naar de site van die derde. Wij raden u ten zeerste aan het Privacybeleid van elke site die u bezoekt door te nemen.

Wij hebben geen controle over en nemen geen verantwoordelijkheid voor de inhoud, het privacybeleid of de praktijken van websites of diensten van derden.

Wijzigingen aan onze privacy policy

Het kan nodig zijn om dit Privacybeleid te wijzigen. Wanneer wij wijzigingen aan het beleid bekendmaken, zullen wij de datum "laatst bijgewerkt" bovenaan het document wijzigen. De meest recente versie van dit Privacybeleid zal te allen tijde beschikbaar zijn op onze website.

Contact

Als u vragen of bezorgdheden hebt over dit Privacybeleid of onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via privacy@dievandeboekhouding.be.