Hoe zit dat met de btw wanneer je internationale leveranciers hebt?

Freelancer uit Nieuw-Zeeland? Abonnementje op een Britse tool? Of software die in dollars wordt aangerekend? De wereld ligt aan je voeten, zoals Spring het zou uitzingen. 🌍

Maar hoe zalig het ook is om de wereld (letterlijk) in je broekzak te hebben, ’t is een ander verhaal als je de facturen moet inboeken. “Hoezo, da’s toch hetzelfde als anders?”, horen we je denken. Awel, neen. 😬 Want er is één spelbreker in dit verhaal: de btw.

Te veel, te weinig of gewoon niet te recupereren. Jep, voor je ’t weet betaal je 21% extra waar je geen cent van terugziet. Tijd voor duidelijkheid dus. Daarom schreven we er een blogske over. Zodat je weet wat mag, wat niet mag, en vooral: hoe je vermijdt dat je btw in rook opgaat.

TL;DR

Buitenlandse facturen in je boekhouding? Dubbelcheck ze hierop:

✔ Vermeld altijd je Belgisch btw-nummer.

✔ Er mag géén btw op de factuur staan, behalve als de leverancier een Belgisch btw-nummer heeft ((of wanneer je het ter plaatse hebt gekocht, bijvoorbeeld wanneer je een tapijt hebt gekocht in de Ikea in Rijsel).

✔ Bewaar altijd je douanedocumenten bij aankopen buiten de EU.

✔ Zie je toch nog een fout? Vraag dan een nieuwe factuur.

Conclusie
Woordenschatlijst

Waarom het zo vaak fout loopt bij buitenlandse facturen

Zalig toch, dat je zomaar in een paar klikken tools kunt aanschaffen of freelancers kunt inhuren die meer dan 2000 km verder hun homebase hebben. Nog geen eeuw geleden moest je daar eerst drie weken de boot voor op. En nee, da’s niet zo idyllisch als in Titanic. *zingt luidkeels mee met Céline Dion* 🎶

Maar goed, we wijken af. Buitenlandse facturen dus. Allemaal tof, die internationalisering. Tot je een btw-factuur nodig hebt voor je boekhouding. En je beseft dat onze btw-regels niet bepaald gebruiksvriendelijk zijn voor buitenlandse leveranciers. Tja, we raken er zelf vaak al geen wijs uit.

Het resultaat? Facturen waarop btw staat die er niet mag staan, of facturen zonder jouw btw-nummer. Lap, daar gaat je voordeel. Hoe je het dan wél juist aanpakt? Dat leggen we je hieronder klaar en duidelijk uit. Spoiler: ’t hangt allemaal af van waar je leverancier zich bevindt.

Facturen binnen de EU: zo werkt de intracommunautaire regeling

Valt er een factuur in je mailbox van een leverancier binnen de EU? Enter de intracommunautaire regeling. De intra-watte? Exact wat wij ook altijd denken. 😅 Maar goed, ’t kind moest een naam hebben.

In mensentaal: koop je iets van een bedrijf binnen de EU (zoals Nederland of Frankrijk) en laat je het in België leveren? Geef dan je Belgisch btw-nummer door. Zo hoef je geen buitenlandse btw te betalen. De btw wordt ‘verlegd’ naar jou, en jij vermeldt ze in je btw-aangifte in België.

In de praktijk ziet dat er zo uit:

Jij geeft bij de bestelling je Belgisch btw-nummer door.
Je leverancier zet geen btw op de factuur en vermeldt ‘intracommunautaire dienst/levering’ of ‘btw verlegd’.
Je geeft de btw aan in je btw-aangifte.

Let op: zonder jouw btw-nummer denkt je leverancier dat je een particulier bent. Het gevolg? Hij rekent het btw-tarief aan van z’n eigen land, waardoor jij de buitenlandse btw niet kan recupereren. Da’s minder.

Een voorbeeld

Je koopt een laptop via een Nederlandse webshop. Bij het afrekenen geef je je bedrijfsnaam mee, maar niét je btw-nummer. Dan krijg jij een factuur van €1.000 + €210 btw. Nederlandse btw, en die krijg je nooit meer terug. Auwtch.

Heb je je btw-nummer wél ingevuld? Dan stond er gewoon €1.000 op de factuur. Da’s wel €210 verschil, gewoon door één veld extra in te vullen. Dubbelchecken is de boodschap!

PS: Koop je die laptop ter plaatse in Nederland? Dan mag er wel btw op staan. Die kan je (of jouw boekhouder) dan alsnog recupereren via de EU VAT Refund-procedure. Al moet je dan ook nog altijd een correcte factuur hebben!

Facturen buiten de EU: wat met btw, import en buitenlandse tax?

Bestel je iets bij een leverancier buiten de EU (denk aan de VS, UK of Zwitserland)? Dan maken we meteen een onderscheid tussen goederen en diensten. Want jep, die worden op een andere manier verwerkt (letterlijk én figuurlijk).

Diensten buiten de EU

Koop je diensten buiten de EU, zoals software, online abonnementen of consulting? Dan mag er géén btw op de factuur staan. Staat er toch iets van ‘tax’ of ‘VAT’ op? Dan gaat het om buitenlandse belasting, en die kan je hier in België niet recupereren.

Voor diensten geldt dus hetzelfde als voor aankopen binnen de EU. De btw wordt verlegd naar jou, en jij vermeldt ze in je Belgische btw-aangifte. Voilà, geregeld.

Goederen buiten de EU

Importeer je goederen naar België? Dan passeren die altijd eerst langs de douane. Daar wordt Belgische btw aangerekend op de waarde van de goederen. Die btw betaal je dus bij invoer, maar je kan ze wél recupereren.

De enige voorwaarde: je moet de juiste douanedocumenten bezorgen aan je boekhouder. Zorg dat je ze dus altijd goed bewaart, en niet met verpakking en al bij ’t karton zet. 📦

Uitzondering

Heeft je leverancier een Belgisch btw-nummer (omdat hij zich hier voor btw-doeleinden

geregistreerd heeft)? Dan mag er wél Belgische btw op de factuur staan, en kan jij die later gewoon recupereren.

Checklist voor buitenlandse facturen

Bon, dat je buitenlandse facturen best nog even dubbelcheckt voor je ze inboekt, da’s duidelijk. Maar waar let je nu best op? Alsjeblieft, een checklist met de 4 belangrijkste punten:

✅ Geef je Belgisch btw-nummer mee. Jep, ook als er geen vakje voorzien is online. Stuur desnoods een mailtje of zet het bij de opmerkingen. Want zonder ben je gewoon een particulier en mag je naar die btw-recuperatie fluiten.

✅ Check of er geen btw op de factuur staat. Die hoort er bij buitenlandse facturen niét te staan. Toch aanwezig? Dan betaal je te veel en krijg je dat bedrag later niet meer terug.

✅ Vraag een correctie als de factuur fout is. Want ja, mistakes happen. Leveranciers mogen gerust een creditnota maken en je een nieuwe factuur bezorgen. Da’s beter dan op het einde 21% kwijt te zijn, toch?

✅ Bewaar je douanedocumenten goed. Liet je goederen van buiten de EU invoeren in ons land? Dan heb je bewijs nodig om de btw te kunnen recupereren. Niet zomaar weggooien dus!

Oh en, als je twijfelt, dan is er nog altijd je lieftallige boekhouder (aka: wij dus).

Conclusie

Of je nu software koopt uit de States, een freelance designer inschakelt uit Frankrijk of een laptop bestelt bij de buren in Nederland, check altijd nog even de btw. Want één foutje, en je mag de recuperatie ervan op je buik schrijven. En da’s al snel een kostelijke zaak.

In ’t kort? Check of je btw-nummer erin staat, zorg dat er géén btw vermeld staat en bewaar je douanedocumenten als je buiten de EU bestelt. En zie je toch nog een foutje, vraag dan gewoon een nieuwe factuur. Alles is beter dan te veel betalen waar het eigenlijk niet moet.

Geven die buitenlandse facturen je toch nog stress? Klop dan gewoon even aan bij die van de boekhouding. Dan checken we snel even op btw-foutjes én zetten ze recht nog voor jij het woord ‘VAT’ hebt uitgesproken. 😉

Stuur ons via WhatsApp

Woordenschatlijst voor niet-boekhouders

Belasting op toegevoegde waarde. Betaal je als consument, maar als ondernemer kan je die meestal terugvragen. Tenzij je factuur fout zit, dan ben je eraan voor de moeite.
Een uniek nummer dat elke btw-plichtige onderneming in Europa krijgt. Zonder dat nummer op je factuur denkt je leverancier dat je een particulier bent. Daar gaat je voordeel.
Vermelding op een factuur die zegt dat de btw niet door de leverancier, maar door de klant wordt aangegeven in z’n eigen btw-aangifte. Klinkt ingewikkeld, is het eigenlijk niet: jij rekent de btw zelf aan en recupereert ze tegelijk.
Een soort ‘omgekeerde factuur’ waarmee een leverancier een fout rechtzet (zoals verkeerde btw of bedrag).
Bewijzen dat je iets hebt ingevoerd van buiten de EU. Denk aan invoerbewijzen of aangiftes van de douane. Zonder deze documenten geen recup van je invoer-btw.
Een levering of dienst tussen twee btw-plichtige bedrijven binnen de EU. De leverancier rekent 0% btw aan, en de klant verlegt de btw naar zijn eigen aangifte.
Het terugvorderen van de btw die je betaalt op aankopen. Alleen mogelijk als de factuur juist is opgemaakt.