De Reprobel-brief: moet je die nu écht betalen?
Kreeg je ook een mail of brief van Reprobel in de bus? Of je ‘m nu voor het eerst ontvangt of elk jaar opnieuw, voor veel ondernemers voelt hij toch een beetje scammy. 😬
Hoezo moet je plots een vergoeding betalen terwijl je vennootschap niets doet met auteurs, boeken of uitgevers? Is dat verplicht? En vooral: moet je hier nu iets mee doen, of niet?
Voor je dus zomaar inlogt en dat bedrag netjes overmaakt: hold your horses. Want het zou zomaar kunnen dat je helemaal niets hoeft te betalen. Alleen laat die brief dat anders uitschijnen. En da’s waar het vaak misloopt.
In deze blog leggen we helder uit wat Reprobel precies doet, wanneer je wél of niet moet betalen en hoe je ervoor zorgt dat je wettelijk in orde bent. Want zomaar een bedrag overschrijven om er vanaf te zijn? Daar doen we liever niet aan mee. 😉
“PS: Deze blog is gebaseerd op de cijfers en wetgeving van 23/01/2026. Bij wijzigingen zorgen we voor een nieuwe, geüpdatete blog.”
TL;DR
✔ Reprobel is geen scam, maar een legale organisatie die vergoedingen int en verdeelt wanneer beschermde teksten of beelden gekopieerd worden.
✔ Je moet niet verplicht betalen, maar wél een aangifte doen.
✔ Maak je geen kopieën? Dan kan je een nulaangifte doen en betaal je niks.
✔ Let op: kies je voor Bizili (digitale licentie), dan kan je geen nulaangifte doen.
Wat doet Reprobel eigenlijk?
Laat ons beginnen met dé olifant in de kamer: Reprobel is geen scam. Hun mails of brieven zien er dan misschien wat dubieus uit, maar ze zijn wél legaal. Krijg je er dus eentje in je bus? Dan moet je daar sowieso iets mee doen. De vraag is alleen: wat dan precies?
Daarvoor is het belangrijk om eerst te weten wat Reprobel precies doet:
Reprobel is een Belgische beheersvennootschap die vergoedingen int en verdeelt wanneer auteursrechtelijk beschermde teksten of beelden gekopieerd, geprint of gescand worden in een professionele context. Die vergoeding gaat naar de auteurs en uitgevers van dat werk.
Met andere woorden: maak je in je onderneming kopieën van iemands werk? Dan betaal je daar een vergoeding voor. Een beetje zoals Sabam dus, maar dan voor tekst en beeld.
Hoeveel je eventueel betaalt, hangt af van je situatie: het type aangifte dat je kiest en hoe groot je organisatie is. Daarom zie je soms andere bedragen bij andere ondernemers.
Over welke kopieën gaat het precies?
Want ja, mag je dan nooit meer een kopie nemen, ook niet voor jezelf? Toch wel. Het gaat hier namelijk niet over privégebruik, maar over kopieën maken in een professionele context.
In de praktijk zijn er twee manieren waarop je werk van iemand anders kan kopiëren:
Op papier
Bijvoorbeeld:
een artikel of hoofdstuk kopiëren
een tekst afdrukken om intern te gebruiken
papieren dossiers samenstellen met beschermd materiaal
Da’s de klassieke ‘reprografie’ waar Reprobel al jaren voor bekend staat.
Digitaal
Tja, de tijd van kopietjes nemen met een klassieke kopieermachine? Die is in de meeste bedrijven al lang naar ’t stenen tijdperk verhuisd. Vandaag gaat het dus ook om:
teksten kopiëren in presentaties of interne documenten
artikels of pdf’s intern doorsturen
screenshots maken van nieuwsbrieven of online artikels
beschermde content opslaan en delen binnen je organisatie
Voor dat digitale kopiëren en intern delen bestaat een aparte licentie: Bizili. Dat logo zag je wellicht ook al op je Reprobel-brief blinken. 👀Deze gecombineerde licentie dekt zowel digitale als papieren reproducties van beschermde werken.
Moet je die vergoeding verplicht betalen?
Denk je nu: “Ja, maar, ik maak helemaal geen (digitale) kopieën”? Dan hoef je in principe ook geen vergoeding te betalen. Veel ondernemers betalen hier uit voorzichtigheid. Begrijpelijk, maar het is dus niet altijd verplicht.
Mag je dan zomaar die brief of mail in de vuilbak kieperen? Nee, dat niet. Je moet namelijk wel verplicht reageren. Doe je dat niet, dan gaan ze er bij Reprobel vanuit dat je wél kopieën maakt én kan er automatisch een factuur volgen. Lap. 😬
In ’t kort: de vergoeding betalen is niet altijd verplicht, aangifte doen is dat wél.
De nulaangifte: hoe zit dat precies?
Heb je volgens Reprobel geen kopieerapparaat of printer in je organisatie, of maak je geen papieren kopieën van beschermde werken? Dan kan je een nulaangifte doen in hun portaal. Daarmee laat je aan Reprobel weten dat je géén vergoeding moet betalen. Je vult dan gewoon een 0 in op je aangifte en hoeft niks te betalen.
Belangrijk: het gaat hier dus alleen over papieren kopieën. Kies je voor de Bizili-licentie (je weet wel, die voor zowel papieren als digitaal gebruik)? Dan kan je géén nulaangifte indienen en betaal je altijd een vergoeding.
Zo zorg je dat je wettelijk in orde bent
Zodra je een brief of mail van Reprobel in je (digitale) bus krijgt, moet je dus een aangifte doen. Of dat nu mét of zonder betalen is. De deadline staat altijd duidelijk vermeld.
Zo doe je je aangifte:
Ga naar het portaal via portal.reprobel.be. Meld je aan met je persoonlijke logingegevens (die vind je in je mail of op je brief).
Controleer je bedrijfsgegevens. Die zijn meestal al ingevuld, maar check altijd nog eens of alles wel klopt. Soms sluipt er een foutje in.
Kies de aangifte die het beste bij je vennootschap past. Gaat het enkel om papieren kopieën, of ook om digitaal kopiëren en intern delen? 👉 Let op: bij een Bizili-licentie kan je geen nulaangifte meer doen.
Bevestig je aangifte. Maak je geen kopieën? Dan zet je je ‘brutovolume’ en/of percentage ‘beschermde bron’ op 0. Maak je ze wel? Dan kan je meteen je factuur betalen op het portaal, of via een bankoverschrijving achteraf.
Voilà, je bent nu wettelijk in orde. Hou er wel rekening mee dat als je een nulaangifte deed en later toch nog kopieën maakt, je een boete aan je been kunt krijgen.
Conclusie
Ook je Reprobel-brief ontvangen? Voor je ‘m zomaar afschildert als spam: hij is wel degelijk legaal. Al betekent dat niet dat je ook automatisch moet betalen.
Da’s namelijk enkel verplicht als jij als ondernemer effectief papieren en/of digitale kopieën maakt van auteursrechtelijk beschermde werken. Doe je dat niet? Dan moet je dat laten weten via een nulaangifte. Zo vermijd je dat er later toch nog een factuur op de mat valt.
Want geld betalen voor iets wat je niet nodig hebt, alleen omdat je twijfelt? Da’s het laatste wat we jou als ondernemer willen laten doen.
Niet zeker of je nu wél of niet moet betalen?
Plan gewoon iets in of stuur ons een WhatsApp’ke. Dan gaan wij dat snel even voor je na. Het zou namelijk zonde zijn om te betalen, wanneer dat eigenlijk niet nodig is.
Woordenschatlijst voor niet-boekhouders
-
De melding die je jaarlijks moet doen bij Reprobel om aan te geven of je auteursrechtelijk beschermde werken kopieert. Aangifte doen is verplicht, betalen niet altijd.
-
De verplichting om te reageren op een brief of mail van Reprobel en je situatie correct door te geven. Ook als je niets moet betalen.
-
Teksten of beelden die door iemand anders zijn gemaakt en automatisch beschermd zijn door het auteursrecht, zoals boeken, artikels, tijdschriften, nieuwsbrieven en online content.
-
Een organisatie die vergoedingen int en verdeelt voor auteursrechten. Reprobel is zo’n beheersvennootschap.
-
Een licentie van Reprobel voor het digitale kopiëren en intern delen van auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden. Kies je voor Bizili, dan is een nulaangifte niet mogelijk en betaal je altijd een vergoeding.
-
Het digitaal kopiëren en intern delen van teksten of beelden, bijvoorbeeld via e-mail, presentaties, interne documenten, screenshots of opgeslagen pdf’s.
-
Een aangifte waarbij je aangeeft dat je geen papieren kopieën maakt van auteursrechtelijk beschermde werken. Resultaat: € 0 te betalen. Niet mogelijk bij Bizili.
-
Fysieke kopieën van auteursrechtelijk beschermde werken, zoals prints, fotokopieën of gescande documenten op papier.
-
Gebruik of kopieën maken binnen een onderneming of organisatie. Privégebruik valt hier niet onder.
-
Een Belgische beheersvennootschap die vergoedingen int en verdeelt wanneer auteursrechtelijk beschermde teksten of beelden gekopieerd, geprint of gescand worden in een professionele context.
-
De aangifte bij Reprobel die specifiek gaat over papieren kopieën. Enkel via deze aangifte is een nulaangifte mogelijk.
-
Het bedrag dat je betaalt wanneer je effectief kopieën maakt van auteursrechtelijk beschermde werken. Alleen verschuldigd als dat gebruik ook echt van toepassing is.
