Beroepskosten: wat mag je aftrekken (en vooral: wat écht niet)?
Wat mag je in kosten steken? Nonkel Jos vs. de fiscus
Zelfstandig met een managementvennootschap? Daar horen natuurlijk kosten bij. Die laptop of dat gsm-abonnement? Absoluut! Een lunch met je klant? Helpt om die deal te sluiten. En dat reisje naar Amsterdam? Da’s research, toch? Nu als het van nonkel Jos zou afhangen, kan je alles in kosten steken. Want da’s toch hét voordeel van zelfstandig zijn? 🙃
Klinkt goed. Maar zo simpel is het niet. In deze blog ontdek je welke kosten je wel én niet mag aftrekken, wat dat betekent voor je vennootschapsbelasting en btw, en wanneer je best twee keer nadenkt voor je die factuur in je boekhouding zwiert (inclusief een zalige quiz). Zodat je straks zeker weet welke kosten je kan maken, zonder discussies met de fiscus.
TL;DR
✔ Beroepskosten zijn uitgaven die je doet om geld te verdienen (of te blijven verdienen).
✔ Het voordeel? Je betaalt minder vennootschapsbelasting en btw. Handig!
✔ Wanneer aftrekbaar? Als ze voor je werk zijn, correct geboekt worden én bewijs hebben.
✔ Niet alle kosten zijn 100% aftrekbaar. Denk aan gemengd gebruik of fiscale beperkingen.
✔ Twijfel je? Doe de ‘Grote Onkostenquiz’ of bel gewoon even je boekhouder (that’s us).
-
Vennootschapsbelasting
Btw
Wanneer zijn kosten aftrekbaar?
De voorwaarden
Zijn er ook beperkingen?
Wat zijn beroepskosten?
Beroepskosten zijn alle uitgaven die je maakt om je activiteit uit te oefenen (én te behouden).
Of met andere woorden: geen kosten maken ‘omdat het kan’, maar omdat ze nodig zijn voor je werk. Werk je als fotograaf? Dan heb je een camera nodig. Ontwerp je websites? Dan betaal je voor tools of software. Ben je consultant? Dan hoort die laptop erbij.
Vraag jezelf bij elke uitgave af: “Zou ik dit ook kopen als ik geen zelfstandige was?”. Is het antwoord ja, dan let je beter op. Uitgaven met een privékarakter durven tijdens een controle al eens voor miserie zorgen. Je kan dus niet zomaar élke uitgave als beroepskost inbrengen. 😬
Waarom zou je kosten maken?
Omdat ze nodig zijn om je zaak draaiende te houden. Punt.
Een laptop om je werk te doen, een gsm-abonnement om bereikbaar te zijn, een lunch om een deal te sluiten, dat zijn geen extraatjes, dat zijn gewoon logische uitgaven als je professioneel bezig bent.
Dat die kosten je belastbare winst verlagen (waardoor je dus minder belastingen moet betalen) en je btw kunt aftrekken, is mooi meegenomen. Maar je maakt vooral kosten omdat ze relevant en noodzakelijk zijn voor je activiteit.
Vennootschapsbelasting
Op je inkomsten betaal je 20 tot 25% vennootschapsbelasting, afhankelijk van je winst. Wat je verdient min wat je uitgeeft voor je vennootschap = belastbare winst.
Maak je geen kosten, dan betaal je op je volledige omzet. Maar bon, niemand runt een vennootschap zonder kosten te maken. Van software en laptops tot wagenkosten en koffie (dé motor van je bedrijf ☕). Je hebt nu eenmaal dingen nodig om je job te kunnen doen.
Een voorbeeld
Je factureert €10.000/maand. Geen kosten? Dan betaal je €2.000 tot €2.500 belasting. Maak je €3.000 beroepskosten? Dan daalt de belastbare winst naar €7.000 en betaal je minder belasting.
Maar je houdt ook effectief minder over. Kosten maken puur om “minder belastingen te betalen” is dus niet de insteek van deze blog.
BTW
Op je facturen reken je meestal 21% btw aan. Die btw komt wel binnen op je rekening, maar het is geen geld waar je vrij over mag beschikken. Vanaf het moment dat je factureert, ontstaat er een btw-schuld in je boekhouding. Dat bedrag moet je dus gewoon doorstorten naar de fiscus.
Het goede nieuws? Als je zelf btw betaalt op kosten die je maakt voor je vennootschap, mag je die in veel gevallen aftrekken. En dan moet je dus minder doorstorten.
Een voorbeeld
Je factureert €10.000/maand. Je klant betaalt daarop €2.100 euro btw. Die moet je integraal doorstorten. Betaalde je zelf €500 btw op kosten? Dan moet je maar €1.600 meer doorstorten.
⚠️ Let op: ’t is niet altijd zo zwart-wit als in de voorbeelden, maar ze geven je wel een goed idee van hoe het werkt. De exacte percentages? Die lees je verderop.
Wanneer zijn kosten aftrekbaar?
Jammer genoeg is niet elke kost automatisch aftrekbaar. Je mag nog zoveel kosten maken als je wil, da’s geen garantie op belastingvoordeel. Nonkel Jos had dus toch niet hélemaal gelijk, lap.
De voorwaarden
Twijfel je of een uitgave aftrekbaar is? Doe snel even deze check:
✅ De kost is gemaakt om inkomsten te verkrijgen of te behouden. En dus niet omdat je goesting had om geld uit te geven, oeps.
✅ Ze werden in het juiste jaar ingeboekt. Een factuur van december mag dus niet plots opduiken in je boekhouding van het jaar erop.
✅ Je hebt een bewijsstuk met alle wettelijke vermeldingen, op naam van de vennootschap én met btw-nummer. Let op: voor de btw volstaan bonnetjes niet, enkel facturen tellen.
Drie keer check? Dan zit je normaal gezien goed.
Maar zelfs dan zijn sommige kosten maar gedeeltelijk aftrekbaar. Wat en hoe? Dat lees je in de volgende alinea. (Da’s pas een cliffhanger, hé).
Zijn er ook beperkingen?
Previously on ‘die van de boekhouding’: niet alles is 100% aftrekbaar. Sorry, we lieten ons even gaan. Maar dus: er zijn wat uitzonderingen. En daar heeft je boekhouder z’n redenen voor.
Sommige zaken gebruik je zowel privé als professioneel. Denk aan je auto, gsm, internet of een deeltje van je woning. Zo gaat de fiscus daarmee om:
Voor de vennootschapsbelasting: je mag de volledige kost inbrengen, op voorwaarde dat je jezelf een voordeel alle aard (VAA) aanrekent voor het privégebruik.
Voor de btw: je mag enkel het beroepsmatige deel aftrekken. Soms op basis van een percentage, soms forfaitair.
Een voorbeeld
Je hebt een gsm-abonnement van €600 per jaar (excl. btw):
De vennootschap boekt de volledige kost.
Jij wordt belast op een forfaitair VAA van €48/jaar.
De btw is slechts 75% aftrekbaar. Je recupereert dus €94,5 euro btw.
Fiscale beperkingen
Ook sommige puur zakelijke uitgaven zijn niet altijd 100% aftrekbaar. Om het je makkelijk te maken, geven we je een overzicht van de meest voorkomende uitgaven:
| Kostensoort | Aftrekbaar voor vennootschapsbelasting | Aftrekbare btw |
|---|---|---|
| Autokosten | 40% tot 100% (afhankelijk van CO₂-uitstoot en type wagen) |
Max. 50% |
| Onthaal- en receptiekosten | 50% | 0% |
| Relatiegeschenken | 50% | 100% indien ≤ €50 |
| Restaurantkosten | 69% | 0% |
| Maaltijdcheques | €2/cheque | / |
| Hospitalisatieverzekering | 0% | / |
| Kledij (dat je in je vrije tijd ook zou kunnen dragen) | 0% | 0% |
Ben je dan al je voordeel kwijt? Gelukkig niet:
📌 Je mag de kost gewoon laten betalen door je vennootschap. Denk aan je hospitalisatieverzekering. Je hebt dan wel geen belastingvoordeel, maar je betaalt ze wél met onbelast geld. En da’s sowieso voordeliger dan privé met je nettoloon.
📌 De btw die je niet kan recupereren, mag je wel als extra kost boeken in je vennootschapsbelasting. Zo recupereer je toch nog een stukje.
Voorbeeld 1: lunch met een klant
Je betaalt €100 + €21 btw. Je ontvangt een btw-bonnetje (geen factuur):
De btw is niet aftrekbaar.
Voor de vennootschapsbelasting mag je 69% van het totaalbedrag inbrengen: €121 x 69% = €83,49 aftrekbare kost.
💡 Wist-je-datje:
We spreken altijd over een btw-bonnetje bij een restaurantbezoek, maar… de btw is daar niet aftrekbaar. Waarom dan toch dat bonnetje vragen? Twee redenen:
Je mag de kost enkel aftrekken als je een bonnetje hebt.
Het bonnetje zorgt ervoor dat de restauranthouder de btw effectief moet doorstorten.
Tijdens een van de Belgische regeringsonderhandelingen werd zelfs voorgesteld om een btw-bonnetjes-tombola te organiseren, wie zijn restaurantbonnetje vroeg, kon meespelen voor een prijs. 🎟️🍝 (Jammer genoeg niet doorgevoerd 😢 want geef toe: je zou ineens altijd een bonnetje vragen.)
Voorbeeld 2: onderhoud van je elektrische wagen
Je ontvangt een factuur van €1.000 + €210 btw.
De btw op autokosten is voor maximum 50% aftrekbaar: je recupereert €105.
De volledige kost (inclusief de niet-aftrekbare btw) is aftrekbaar in de vennootschapsbelasting: totaal van €1.105
Welke kosten kan ik inbrengen?
Dé vraag waarop je zat te wachten. Want met theorie alleen ben je er niet altijd (zeker niet in ons Belgenlandje 🇧🇪). Daarom, voor eens en voor altijd, een overzicht van wat de gemiddelde ondernemer zoal in kosten brengt:
Bedrijfswagen
Verzekeringen (zoals gewaarborgd inkomen of je BA)
Internet en telefonie
Software, abonnementen, je website
Kantoorbenodigdheden en inrichting
Reis- en verplaatsingskosten
Geschenken voor klanten
Opleidingen en seminaries
Erelonen voor je loonadministratie, sociaal secretariaat en boekhouder
Je eigen loon als bestuurder
Grote kans dat je veel van deze kosten zelf al inbrengt. En toch, soms durf je wel eens te twijfelen: “Mag dit echt? Of is het toch op ’t randje?”
Daarom maakten we de enige echte ‘Grote Onkostenquiz’. Zodat je je kennis meteen kunt testen. En daarna nonkel Jos eindelijk het zwijgen oplegt. 🤭
En wat met VAPZ en sociale bijdragen?
Goeie vraag. Je VAPZ en sociale bijdragen zijn aftrekbare beroepskosten, maar op persoonlijk niveau. Ze verlagen het inkomen dat je als bedrijfsleider ontvangt én dus ook je personenbelasting. Normaal gezien betaal je ze privé. Laat je ze toch door je vennootschap betalen? Dan word je daarvoor belast via een voordeel van alle aard.
👉 Meer weten? In deze blog doen we het klaar en duidelijk uit de doeken.
Conclusie
Als ondernemer mag je heel wat beroepskosten door je managementvennootschap laten betalen. Handig, zou je denken. Maar dat betekent niet dat alles meteen ook aftrekbaar is. Zowel voor de vennootschapsbelasting als voor de btw zijn er duidelijke spelregels. En die volg je maar beter goed op als je geen boze fiscus aan je deur wilt. 🫣 Er zijn altijd kosten die in een grijze zone vallen. Het hangt dan uiteindelijk nog steeds af van de fiscus die je voor je neus hebt staan.
Onze tip? Denk altijd even na of je die kosten ook zou maken mocht je géén ondernemer zijn. Is het antwoord ‘nee’, dan zit je meestal safe. En die twijfelgevallen? Daarvoor mag je ons altijd even bellen. Dan checken we meteen de impact op je zaak (én je portemonnee).
Woordenschatlijst voor niet-boekhouders
-
Een kost die je mag inbrengen in je boekhouding én die je belastbare winst verlaagt. Hoe meer aftrekbare kosten, hoe minder belastingen.
-
Uitgaven die je maakt om je professionele activiteit uit te oefenen of te behouden. Denk: laptop, gsm, software, … Niet: je Netflix-abonnement.
-
Belasting op toegevoegde waarde (meestal 21%) die je aanrekent aan klanten en moet doorstorten aan de overheid.
-
Kost die je zowel privé als professioneel gebruikt (auto, internet, woning …). Moet je opdelen of via VAA verwerken.
-
Een manier waarop je vennootschap voor jouw aanvullend pensioen spaart.
-
Kosten die je maakt om klanten of zakenrelaties te ontvangen of te onderhouden. Denk: restaurant, receptie, bloemetje voor een klant. Let op: meestal maar deels aftrekbaar.
-
De belasting die je vennootschap betaalt op haar winst. In België: 20% of 25%, en afhankelijk van je omzet.
-
Een voordeel dat je als bedrijfsleider krijgt via je vennootschap, zoals een gsm of wagen die je ook privé gebruikt. De fiscus beschouwt dat als ‘loon’ en belast je erop.
